Cómo funciona PPS POS

Explicado sin tecnicismos, para quien tiene un negocio y quiere controlarlo desde el primer día.

Qué es PPS POS

PPS POS es tu punto de venta en la nube. Es una sola app que instalas en la computadora, la tablet o el teléfono de cada tienda. Con ella cobras, registras mercancía, llevas apartados y créditos, haces el corte de caja y revisas cómo va el negocio desde donde estés.

"En la nube" quiere decir que la información no vive en una sola computadora: se guarda en nuestros servidores y se sincroniza entre todos tus dispositivos. Si una tablet se descompone, no pierdes nada; entras desde otra y todo sigue ahí.

La app tiene dos partes:

• Caja: lo que usan tus cajeros todos los días. Vender, apartar, hacer cambios, registrar gastos, dar de alta mercancía, enviar piezas a otra tienda y hacer el corte.
• Oficina: lo que usas tú como dueño o encargado. Panel de ventas, ventas en vivo, inventario completo, contabilidad y cortes, vendedores, Cerebro IA, Club VIP, ajustes, diseño del ticket y tu plan.

Quien entra con un usuario de caja solo ve la Caja; quien entra como administrador ve las dos.

Cómo empiezas: 3 pasos

No necesitas tarjeta ni hablar con nadie para probar. El registro se hace desde esta página y toma un par de minutos.

1. Regístrate en el sitio. Pones el nombre de tu negocio, a qué te dedicas (ropa, abarrotes, papelería, farmacia, ferretería u otro), tu nombre, correo, WhatsApp, cómo vendes (menudeo, mayoreo o ambos), el plan que quieres probar y una contraseña. El sitio te sugiere un código de negocio a partir del nombre (por ejemplo boutiquelupita); puedes cambiarlo.
2. Confirma tu correo. Te mandamos un código de 6 dígitos. Al escribirlo, se crea tu negocio con su propia base de datos, una tienda llamada Matriz y tu usuario administrador (admin, salvo que elijas otro). Desde ese momento corre tu prueba gratis de 14 días.
3. Entra a la app. Abre la app web desde cualquier navegador (basta con escribir ppservice.icu/entrar) o, para el mostrador, instala la versión de escritorio desde la sección de descargas. En la pantalla de acceso escribes el código de negocio, el usuario y la contraseña. Listo: ya puedes registrar mercancía y vender.

Cómo se organiza tu negocio

Piensa en tres niveles: tu negocio, que tiene una o varias tiendas, y en cada tienda los usuarios que entran a la app (cajas y encargados).

Tu negocio

Es tu cuenta. Tiene un código único, su propia base de datos (separada de los demás negocios que usan PPS POS), un giro, un modo de venta y un plan. Un solo catálogo de productos sirve para todas tus tiendas.

Tus tiendas

Cada sucursal es una tienda con su propio inventario: la misma camisa puede tener 5 piezas en Matriz y 0 en Centro, y la caja te dice en qué tienda sí hay. Cuántas tiendas puedes tener depende del plan: Básico 1, Medio hasta 3, Máximo hasta 5. Si tienes bodega, la marcas como CEDIS: desde ahí surtes a las demás y, si activas la tienda en línea, ahí llegan los pedidos web.

Tus usuarios

Cada persona que usa la app tiene su propio usuario y contraseña, y los creas tú desde Oficina → AJUSTES. Hay tres tipos:

Puedes crear todos los usuarios que necesites; el plan no los limita.

Un día típico con PPS POS

• Llega mercancía. En Caja → REGISTRAR MERCANCÍA capturas el producto: categoría, nombre, precio y, si es ropa o calzado, cuántas piezas de cada talla; en otros giros solo la cantidad. Puedes escribir tu propio código (SKU) o dejar que la app lo genere. Al guardar, las piezas entran al inventario de esa tienda y se imprimen las etiquetas con código QR.
• Vendes. En la Caja escaneas la etiqueta o buscas por nombre, armas el carrito y cobras en efectivo, tarjeta (con tu terminal física), transferencia o una mezcla. Si el cliente es del Club VIP, escaneas su tarjeta para que acumule o gaste su cashback. El ticket se imprime en tu impresora térmica.
• Alguien aparta o pide crédito. En APARTADOS Y CRÉDITOS registras al cliente, las piezas y el anticipo. Cada abono queda registrado y, si se atrasa, le mandas un recordatorio por WhatsApp con un toque.
• Un cambio de talla. En CAMBIOS escaneas la prenda que regresa y la que se lleva; la app calcula la diferencia y ajusta el inventario.
• Cierre del día: corte de caja. La cajera cuenta su efectivo sin ver cuánto debería haber (corte ciego) y lo envía. En Oficina tú ves lo contado contra lo esperado y la diferencia, e imprimes el corte.
• Revisas desde donde estés. En Oficina → DASHBOARD y EN VIVO ves las ventas de cada tienda conforme ocurren; en CEREBRO IA le preguntas qué no se mueve o qué rebajar.

El paso a paso de cada pantalla está en el manual de usuario.

Cómo se paga y qué pasa si no pago

PPS POS se paga mes a mes por WhatsApp: nos escribes al 246 447 0317, te decimos cómo pagar (transferencia o depósito) y activamos tu plan. No hay contrato forzoso ni pasarelas de pago.

Así se paga

1. En la app, entra a Oficina → MI PLAN. Ahí ves el monto de tu plan, tu referencia (siempre PPS- seguido de tu código de negocio, por ejemplo PPS-BOUTIQUELUPITA) y el botón ESCRIBIR POR WHATSAPP.
2. Escríbenos por WhatsApp al 246 447 0317 con tu referencia (el botón ya lleva el mensaje listo): te confirmamos el monto y cómo pagar, por transferencia o depósito.
3. Mándanos tu comprobante por el mismo chat de WhatsApp (o desde la pantalla MI PLAN si muestra datos de transferencia).
4. El equipo de PPS POS confirma tu pago, normalmente el mismo día, y tu plan queda activo un mes más. Recibes un recibo por correo y el pago aparece en tu historial.

Si se te pasa la fecha

• Antes de vencer te avisamos por correo y con una franja dentro de la app.
• Los primeros 5 días después del vencimiento todo sigue funcionando (periodo de gracia).
• Después de la gracia, la caja se bloquea: no se puede vender ni registrar movimientos, pero puedes entrar, consultar tu información y ver MI PLAN. No borramos nada.
• En cuanto confirmamos tu pago, todo vuelve a funcionar tal como lo dejaste.

Seguridad de tus datos

• Una base de datos por negocio. Tu información no se mezcla con la de otros negocios. Un usuario de tu negocio solo puede abrir tu negocio; es imposible "asomarse" a otro.
• Contraseñas cifradas. Las contraseñas de todos los usuarios se guardan con un cifrado irreversible; ni nosotros podemos leerlas. Si cambias la contraseña de alguien o lo desactivas, sus sesiones abiertas se cierran de inmediato.
• Sesiones y permisos. Cada dispositivo entra con un pase de sesión que dice a qué negocio, usuario, rol y tienda pertenece. El servidor rechaza lo que ese rol no puede hacer: una caja no ve reportes, clientes, costos ni usuarios, aunque alguien intente forzarlo.
• Protección contra intentos repetidos. Si alguien se equivoca muchas veces con una contraseña o un código de verificación, el acceso se pausa unos minutos.
• Respaldos. Hacemos respaldos periódicos de los servidores. Aun así, te recomendamos exportar tu información de vez en cuando.
• Exportación. Desde Oficina → AJUSTES → EXPORTAR MIS DATOS el administrador general descarga un archivo con todas tus tablas (productos, ventas, clientes, cortes…) en formato JSON. Tus datos son tuyos.
• Eliminación. Si decides irte, en Oficina → MI PLAN → ELIMINAR MI NEGOCIO confirmas con tu contraseña; el negocio se suspende de inmediato y todo se borra de forma definitiva a los 30 días. En ese lapso puedes arrepentirte escribiendo a soporte.

Más detalle en el aviso de privacidad y los términos de servicio.

En qué dispositivos funciona

Es la misma app, con los mismos datos, en todos. La app web sirve para consultar y administrar desde cualquier dispositivo sin instalar nada: en cualquier navegador escribe ppservice.icu/entrar; la versión de escritorio (Windows y Mac) es para cobrar en el mostrador: imprime tickets directo, sin cuadros de diálogo, trabaja con lector USB y guarda los tickets.

Para imprimir tickets necesitas una impresora térmica de 58 u 80 mm; para escanear, un lector de códigos USB o Bluetooth, o la cámara del teléfono. Se necesita conexión a internet: la app guarda tu última sesión para abrir, pero las ventas se registran en el servidor para que todas tus tiendas vean lo mismo.

Preguntas frecuentes

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